Los 7 retos principales de la gestión de inventarios y sus soluciones

Algunos de los retos habituales de la gestión de inventarios son

1. Visibilidad limitada del inventario
2. Proceso de gestión de inventarios ineficaz
3. Identificación de material mal localizado
4. Seguimiento de material obsoleto
5. Mantener el exceso de existencias
6. Gestión de residuos y defectos de inventario
7. Falta de un centro de inventario centralizado

Los anteriores no son los únicos retos, pero he mencionado algunos. De hecho, si está buscando una solución especÃfica para la gestión de inventarios, habrá tenido en cuenta el flujo de materiales desde la adquisición hasta la eliminación. 

Para empezar, el primer paso para superar los retos es identificarlos. Hay dos formas de abordar este escenario:

(I) Probar diferentes soluciones para cada reto, o

(2) Pruebe una solución completa para todos los retos.

Yo recomendarÃa esta última, ya que cuando te lanzas a por la primera, tienes que integrar los datos adquiridos de diferentes programas a múltiples bases de datos utilizando herramientas de terceros y esto, una vez más, puede llevar mucho tiempo, ser caro y agotador. Sin embargo, por otro lado, una solución integral tendrá todas las funciones especializadas para integrar los distintos procesos en las bases de datos sin ninguna molestia. 

Empecemos por la forma de abordar los retos mencionados. 

Reto #1: Visibilidad limitada del inventario

Piense en las dificultades para localizar o identificar las existencias en su inventario: no podrá enviar las existencias a tiempo y esto podrÃa afectar a la reputación de su empresa. Un inventario incompleto, impreciso y difÃcil de encontrar solo puede afectar a los resultados de su empresa. 

Solución: Sistema de gestión de inventarios en tiempo real

Al implantar un sistema de gestión de inventario en tiempo real en sus instalaciones, no sólo podrá localizar las existencias al instante, sino que también dispondrá de los datos completos de ubicación y disponibilidad de existencias con una precisión 100%. Disponer de un inventario tan preciso y completo mejorará a pasos agigantados la satisfacción de sus clientes. 

VER TAMBIÉN: "Principales métodos de seguimiento de activos"

Reto #2: Proceso de gestión de inventarios ineficaz

Gestionar un inventario enorme con procedimientos manuales basados en papel no será bueno para el crecimiento de su empresa. A medida que el volumen de ventas se dispare y el inventario aumente, la falta de digitalización y un proceso de gestión de inventario ineficiente solo producirán resultados desalentadores.

Solución: Solución de gestión de inventario IoT

Un sistema de gestión de inventario basado en IoT ayudará a su personal de almacén a gestionar las existencias de forma eficiente y a hacer un seguimiento de las mismas desde que entran hasta que salen de sus instalaciones. Contar con un sistema de gestión de inventario agilizará el proceso, le ayudará con datos en tiempo real y mejorará significativamente la eficiencia de su inventario. 

Reto #3: Seguimiento del material obsoleto

Esta situación se da a menudo en casi todas las empresas. No todos los productos/materiales se venden y hay algunos materiales que están obsoletos desde hace tiempo y, con el paso del tiempo, los gestores de inventario los abandonan. Sin embargo, cuando surge de nuevo la necesidad, la mayoría de ellos no reconocen ni utilizan los materiales obsoletos y optan por los nuevos. Esto conduce a un aumento de los gastos y al desperdicio de material. 

Solución: Sistema de control de existencias

La aplicación ayuda mucho a encontrar el inventario muerto o los materiales obsoletos para identificar las existencias y utilizarlas de forma adecuada y prudente. Con un sistema de este tipo, la aplicación ayudará a los gestores de inventario a controlar las existencias. 

Reto #4: Identificar materiales mal ubicados

La razón principal de este problema es la falta de un sistema de seguimiento de los productos y equipos de la tienda. La mayorÃa de las veces, encontrar en el inventario un producto especÃfico para la venta consume mucho tiempo de los trabajadores y es extremadamente difÃcil encontrar un producto entre los 1000 que hay en stock. Elegir un material de forma incorrecta no sólo retrasa las ventas, sino que también repercute en la satisfacción del cliente. 

Solución: Buscador de productos en la tienda 

Etiquetar todos y cada uno de los productos con un código QR, una etiqueta RFID o un código de barras grabados con láser ayudará al personal a identificar cualquier producto de muchos. Todo lo que tiene que hacer el personal es disponer de un escáner. Se encenderá una luz indicadora cuando el escáner encuentre el producto correspondiente. El personal puede encontrar fácilmente el producto y pasarlo al equipo de ventas. Esto ahorra mucho tiempo y mejora el ciclo de ventas y la satisfacción del cliente. 

Reto #5: Gestión del exceso de existencias

Comprar materiales sin vender los existentes puede perjudicar considerablemente los beneficios de su empresa. Este problema surge debido a un control y una gestión deficientes de las existencias por parte de los gestores. Cuando se realiza de forma manual, algunos materiales no se contabilizan, y volver a comprar los mismos materiales reduce los beneficios. 

Solución: Sistema de auditoría de existencias

Con la implantación de un sistema de auditorÃa de existencias, los gestores de inventarios pueden realizar auditorÃas periódicas para identificar las existencias utilizadas y no utilizadas con el fin de mejorar la eficiencia del inventario. De este modo, su empresa podrá ahorrar tiempo y dinero y aumentar sus beneficios. 

Reto #6: Gestión de residuos y defectos de inventario

Mantener un inventario saludable es importante para entregar las existencias a tiempo. Inventario defectuoso y desperdicio debido a procedimientos no estandarizados de operarios sin formación. Los costes asociados al desperdicio de existencias y a los defectos son enormes y a menudo provocan el descontento de los clientes. 

Solución: Software moderno de gestión de inventarios

Con un software de gestión de inventario bien establecido, su empresa podrá gestionar el inventario sin problemas. La racionalización de los procedimientos y procesos simplificará el trabajo del personal y, al mismo tiempo, ayudará a la empresa a gestionar al personal de forma eficiente. 

Reto #7: Falta de un centro de inventario centralizado

Tener inventarios en diferentes ubicaciones puede ser extremadamente difícil para el inventario. Los datos discretos sobre las existencias de las distintas ubicaciones lo hacen aún más difÃcil durante los envÃos y, la mayorÃa de las veces, provocan retrasos en los mismos. Éste es uno de los retos persistentes a los que se enfrentan la mayoría de las empresas hoy en día. 

Solución: Sistema centralizado de inventario único

La creación de un sistema de inventario único, digitalizado y centralizado para el mantenimiento y la recogida de existencias ayudará mucho a su empresa a reducir costes y tiempo. Al tener un control total sobre el inventario y sus datos en un único lugar, el seguimiento y la gestión de las existencias que entran y salen de las instalaciones de la empresa son sencillos y eficaces. 

Resumen

En lugar de optar por soluciones diferentes para cada proceso, disponer de una solución integral con todas las funciones ayudará a su empresa a reducir el desperdicio de material y a lograr una mayor eficacia gracias a una gestión completa del inventario. 

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